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A Nova Realidade dos Eventos Online

Há mais de dois meses que as empresas têm vindo a apostar no teletrabalho para manter a sua atividade. Os colaboradores têm desempenhado as suas funções à distância e muitos processos foram adaptados para o digital. Contudo, alguns aspetos foram de difícil adaptação, principalmente para os negócios que dependem de produtos físicos ou eventos presenciais para sobreviver.

Sabendo que se trata de uma fase de transição, muitas empresas optaram por manter o contacto através de atividades online, como newsletters, artigos e webinars, com o objetivo de reassegurar aos seus clientes que continuam disponíveis para os apoiar e que, assim que as condições estiverem reunidas, pretendem retomar as atividades e continuar a entregar o produto ou serviço a que estão habituados e que corresponde às suas expetativas.

Trata-se de um trabalho de inbound marketing que oferece conteúdo relevante em troca de notoriedade de marca e aumento de credibilidade num determinado assunto. Com esta estratégia, é possível tanto fidelizar clientes como angariar novas leads e potenciais novos clientes.

Neste artigo, iremos explorar os passos necessários para a criação de eventos online e o caso do LISPOLIS, que rapidamente adaptou a sua estratégia digital para incluir este tipo de iniciativas.

Eventos Online vs. Presenciais

Num mundo não pandémico, o ideal seria agregar eventos online e presenciais numa estratégia integrada, tal como acontece com a aposta no marketing online e offline – a grande aposta atual das empresas é uma estratégia Blended, em que online e offline devem andar de mãos dadas. Contudo, face à realidade que enfrentamos, a aposta de momento é exclusiva em eventos online, o que traz vantagens e desvantagens:

5 desvantagens de eventos online:
1) Muito frequentemente, não se veem os espetadores nem se pode medir a sua reação;
2) É mais difícil captar a atenção da plateia (podem estar a realizar outras tarefas em simultâneo);
3) Podem surgir problemas técnicos (dificuldade em ouvir o orador, por exemplo) e barulhos imprevistos (como obras na casa do vizinho, por exemplo);
4) Dificulta o networking entre participantes;
5) Torna-se mais impessoal e menos empático.

5 vantagens de eventos online:
1) Podem ser acessíveis a qualquer pessoa em qualquer parte do mundo;
2) Podem ter vários oradores de diferentes geografias;
3) Podem ter um número ilimitado de participantes;
4) Sem dificuldades logísticas (como chegar, acreditação, coffee-break);
5) Permitem fácil gravação para distribuição posterior de conteúdos.

Pré-requisitos para um evento online:

Embora tenhamos assistido a uma onda de eventos online, nem todos os eventos podem ser online (assim como nem todos podem ser presenciais). É necessário fazer um estudo prévio de objetivos, conteúdo e público-alvo antes de anunciar um evento online, bem como garantir que os clientes compreendem que se trata de uma consequência da estratégia da marca e não uma atitude para “não ficar de fora”.

Passos para desenhar um evento online:

1) Selecionar o público-alvo e conteúdo

Para quem vamos comunicar? Para os nossos clientes? Para o público em geral? Com que objetivo?

Se o objetivo for manter a ligação com clientes ou dinamizar uma comunidade que foi criada à volta da marca, o nosso conteúdo deverá ser o que sabemos ser a preocupação desses mesmos clientes ou comunidade neste momento.

Se o objetivo for angariar novos clientes ou leads, deveremos criar eventos com um tema mais abrangente, mas igualmente atual, que possa esclarecer dúvidas sobre a situação que atravessamos e como podemos ajudar a navegar no mar de incertezas.

Estes conteúdos devem ser estudados e divulgados com propriedade, seja pela sua empresa ou parceiros especializados (ver ponto 2).

Caso de Estudo: LISPOLIS

O LISPOLIS sempre teve como missão apoiar as empresas e os negócios em crescimento, e apesar dos tempos serem excecionais, a missão permanece. Assim, o nosso intuito ao criar eventos online foi de levar informação relevante e útil às empresas, para que possam fazer face aos desafios que agora se lhes apresentam. Em suma, os temas dos diferentes eventos têm como base a atualidade e importância para o dia-a-dia das empresas.

Criámos uma dinâmica chamada “Remote Day”, um evento de 45 minutos destinado à comunidade de empresas LISPOLIS em que uma das empresas partilha a sua experiência e ferramentas digitais utilizadas no trabalho remoto, ou teletrabalho, durante este período excecional, permitindo manter a atividade e a produtividade. No final, está reservado um momento de perguntas e respostas em que as restantes empresas, que assistiram à apresentação, podem colocar questões específicas ou partilhar a sua experiência. O objetivo destas sessões foi criar um ambiente de confiança onde as empresas pudessem trocar conselhos e melhor perceber que o que se passa nas suas empresas muito provavelmente estará igualmente a acontecer nas restantes: a adaptação a uma nova forma de trabalhar e digitalização de processos.

Lançámos também uma dinâmica chamada “Guest Day” que focou temas como o financiamento das empresas em tempos de pandemia, as oportunidades digitais que surgiram desta nova realidade e as estratégias que as empresas podem desenvolver para o pós-pandemia. Esta dinâmica, como o nome indica, contou com um ou mais convidados por sessão, especialistas nas temáticas, que puderam explicar pormenorizadamente cada tópico e esclarecer as dúvidas dos participantes, aumentando assim a credibilidade do LISPOLIS no que toca ao apoio às empresas.

Os eventos foram gravados e estão agora disponíveis no YouTube LISPOLIS do LISPOLIS.

2) Selecionar os oradores/parceiros:

Após a seleção do conteúdo, é importante avaliar se a empresa tem propriedade para falar do assunto como especialista, ou se tem algum parceiro capaz de o fazer. Falar de um assunto sem conhecimento prévio, apenas para seguir “a moda”, é transparente e os espectadores vão perceber que não é genuíno. Assim, esta é uma excelente altura para acionar os parceiros da marca e criar um evento que traga vantagens para os dois lados.

Escolha oradores reconhecidos na sua área e que ajudem a aumentar a credibilidade do evento e também da sua marca, uma vez que estar associado a estas personalidades lhe trará mais crédito.

Caso de Estudo: LISPOLIS

Uma das preocupações mais prementes das empresas neste momento é o financiamento e as medidas de apoio à tesouraria. O LISPOLIS, tendo vasta experiência no mundo do empreendedorismo, recorreu a parceiros especializados para explorar estes temas:

– O IAPMEI, Agência para a Competitividade e Inovação, também conhecido como Instituto de Apoio às Pequenas e Médias Empresas e à Inovação, falou sobre Linhas de Crédito e Oportunidades do Portugal 2020;
– A AREAGEST, empresa de contabilidade e outsourcing financeiro, falou sobre Pagamento Faseado de Impostos e Medidas de apoio à Manutenção do Contrato de Trabalho;
– A Bynd Venture Capital, Capital de Risco que surge no seguimento da Busy Angels, com mais de 40 empresas de tecnologia em fase de seed ou early stage, de diversas geografias, no seu portfólio de investimento, falou sobre o panorama atual do investimento privado.

Contudo, pela proximidade com o tema de financiamento de startups, foi o próprio LISPOLIS que apresentou as medidas de apoio criadas pelo Governo, no evento de dia 13 de maio.

As novas oportunidades digitais são outro tema que ganha uma particular importância nesta época que atravessamos. Para explorar estas possibilidades, convidámos dois parceiros:
DIGITALFC, empresa de consultoria digital e formação, com foco na melhoria das práticas de negócios, incluindo soluções para ajudar na obtenção de mais tráfego e melhores conversões (vendas ou leads);
DIGITALKS, empresa de literacia digital focada na transmissão de conhecimento e oportunidades de negócios por meio de eventos, congressos, fóruns e mais de 50 atividades anuais no Brasil e em Portugal.

Importa também pensar numa fase pós-pandemia e nas estratégias que poderemos começar a desenvolver já para as nossas empresas. Para nos falar deste panorama convidámos a InoDev, Consultora de Inovação, que explorou as Estratégias de Desenvolvimento Pós-Pandemia, para que as empresas possam estar preparadas para o “novo normal” que se avizinha.

Veja ou reveja estes eventos no https://www.youtube.com/channel/UCVUH97nDVhgAUtaDoEKeWQw.

3) Selecionar a frequência e duração

Com que frequência temos disponibilidade e quantidade de conteúdos para realizar eventos online? E com que frequência espera o nosso público-alvo (anteriormente definido) que comuniquemos com ele? E que duração deverá ter cada evento, de forma a ser relevante sem ser maçador?
Cada empresa deve avaliar a disponibilidade dos seus recursos (humanos e tecnológicos) para realizar eventos online e definir uma rotina, uma vez que é fundamental criar habituação nos seguidores da marca. Se possível criar uma cadência semanal, ótimo. Se não for possível, não há problema! Defina a periodicidade e – mais importante – cumpra-a!

Relativamente à duração, depende do conteúdo. Se tem uma apresentação para fazer, o ideal será 20 a 30 minutos, para não perder a atenção do público. Contudo, se tiver mais do que uma apresentação, ou um painel de debate, deverá adaptar esse tempo, mas de forma a não criar tempos mortos nem “abusar” da disponibilidade dos espectadores. Não se esqueça de incluir um momento de interação – momento Q&A ou sondagens ao longo do evento, para que os participantes se sintam envolvidos e que o seu contributo é importante!

Caso de Estudo: LISPOLIS

Ao lançar a nova estratégia de eventos online, iniciámos um sprint de 4 semanas em que fizemos 3 eventos por semana (terça, quarta e quinta) com diferentes dinâmicas, e criámos uma habituação por parte dos seguidores, bem como uma rápida forma de testar que formato resulta melhor. A partir da 5ª semana, adaptámos para 1 evento por semana, e temos registado boa adesão. O segredo é ir avaliando os resultados e apostar no que dá maior rendibilidade e apresenta melhor feedback dos participantes.

Relativamente à duração dos eventos, pretendemos transmitir conhecimento sem tomar demasiado tempo, pois sabemos que as pessoas estão ocupadas com a nova rotina de trabalho remoto e com as tarefas que continuam a realizar, bem como com as novas tarefas. Assim, apostámos em 45 minutos para as sessões com 1 orador e 1h30 para as sessões com 2 oradores, incluindo já o tempo para perguntas e respostas.

Começar e Divulgar!
Depois de todos os passos já estarem previamente definidos, é altura de começar a implementar e a divulgar!

Utilize todos os recursos ao seu alcance, nomeadamente:
Newsletters;
– Redes sociais;
– Publicidade online;
– Canais de parceiros.

Recolha as inscrições numa plataforma especializada e relembre os seus contactos do evento pouco antes de começar. Teste a plataforma antes das sessões e explique as regras e dinâmica do evento aos participantes no início do evento.

Modere as questões e interaja com a sua audiência, para que o evento não seja monótono nem robotizado.

Promova a partilha de conhecimento e não deixe que o evento seja um monólogo!

Por fim, assuma que o processo da promoção de eventos (online e offline) são uma aprendizagem contínua e aproveite o feedback para melhorar a cada edição!

Cíntia Costa

Licenciada em Ciências da Comunicação pela Universidade Nova de Lisboa e com uma pós-graduação em Marketing Digital pelo Indeg-iscte, é responsável pela comunicação e marketing do LISPOLIS, Associação privada sem fins lucrativos que tem como objetivo apoiar os negócios a crescer mais rapidamente. A sua missão é apoiar as empresas da comunidade LISPOLIS e levar até elas os temas mais relevantes para as suas atividades e negócios, bem como as oportunidades do Ecossistema Empreendedor português.

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